Quản lý lịch hẹn khi kinh doanh Thẩm mỹ viện, tưởng DỄ mà lại KHÓ

Khi vận hành một Thẩm mỹ viện, khó khăn lớn nhất mà hầu hết Thẩm mỹ viện gặp phải là sắp xếp lịch điều trị cho khách sao cho khoa học, tránh trùng lặp ngày, giờ, nhân viên điều trị. Cùng tìm hiểu cách để các Thẩm mỹ viện có thể quản lý lịch hẹn được khoa học nhất nhé!

Nội dung bài viết[Ẩn]

1. Khó khăn khi các Thẩm mỹ viện quản lý lịch hẹn
2.Quản lý lịch hẹn khoa học với Reborn CRM

1. Khó khăn khi các Thẩm mỹ viện quản lý lịch hẹn

Khi kinh doanh Thẩm mỹ viện, yếu tố quan trọng nhất để phát triển, duy trì khách hàng là có thể quản lý lịch hẹn khoa học. Từ đó, mỗi khách hàng sẽ được chăm sóc tận tâm nhất. Một số khó khăn mà các Thẩm mỹ viện gặp khi quản lý lịch hẹn bằng excel hay quản lý bằng tay:

Danh mục hàng hóa, dịch vụ khó tra cứu khi lên lịch hẹn cho khách.

Thông tin khách hàng ghi chép thiếu khoa học, khó nắm bắt.

Khả năng mất thông tin khách hàng cao.

Xảy ra tình trạng trùng lịch hẹn giữa khách hàng, trùng lịch chăm sóc khách hàng giữa nhân viên. Từ đó mà trải nghiệm khách hàng giảm xuống.

Khó khăn trong quản lý lịch hẹn theo thứ tự giữa các khách.

Không kiểm soát được toàn bộ lịch hẹn, đặc biệt giờ cao điểm. Khiến khách hàng phải chờ đợi, từ đó giảm trải nghiệm khách hàng

Thông tin dịch vụ, nội dung đã làm được ghi chép không khoa học. Khiến bác sĩ không thể nắm bắt được tình trạng khách hàng.

Khi cần chăm sóc khách hàng thì tốn thời gian để tìm kiếm lại thông tin, chăm sóc sai khách hàng do lỗi từ quá trình tìm kiếm, ghi nhận thông tin.

Khi kinh doanh Thẩm mỹ viện, các khách hàng cũng có xu hướng mua trả góp, trả nhiều lần. Nên khi công nợ không được ghi lại đúng, cập nhật kịp thời và đầy đủ thì sẽ gây thất thoát doanh thu.

Đặc biệt khi quản lý lịch hẹn bằng phần mềm Excel thì đến lúc tạo báo cáo, việc sử dụng Excel sẽ làm quá trình hợp nhất diễn ra chậm. Người dùng cuối sẽ phải thu thập dữ liệu từ các tệp khác nhau. Tóm tắt chúng và gửi báo cáo cho trưởng bộ phận của họ thông qua email.

2.Quản lý lịch hẹn khoa học với Reborn CRM

Để giải quyết tất cả những khó khăn khi quản lý lịch hẹn của các thẩm mỹ viện, Reborn ra đời giải pháp quản lý Thẩm mỹ viện, tất cả trong một Reborn CRM.

2.1 Tạo tự động lịch hẹn online

Ngay trên phần mềm Reborn CRM, mỗi nhân viên có thể tự động tạo lịch hẹn vào một khung giờ với kỹ thuật viên.

Phần mềm giúp chọn và sắp xếp lịch hẹn và nhân viên sao cho phù hợp. Nếu xảy ra tình trạng trùng lịch, trùng nhân viên thì sẽ có thông báo ngay lập tức.

Reborn CRM còn có chức năng phần chi nhánh, vì thế khách hàng cũng có thể lựa chọn một chi nhánh bất kỳ.

Các thông tin về chi nhánh, nhân viên, lịch hẹn sẽ được tự động gửi đến các bộ phận liên quan để tiến hành chăm sóc và chuẩn bị cho buổi điều trị.

2.2 Chủ động nhắc lịch hẹn khách hàng

Khi quản lý Thẩm mỹ viện thông qua các công cụ khác, nhân viên luôn phải đối chiếu, tìm kiếm lại thông tin lịch hẹn, nội dung buổi hẹn trước để tiến hành gọi điện nhắc khách hàng.

Reborn CRM có kết nối với hệ thống SMS và gọi điện để các nhân viên tiến hành chăm sóc, nhắc lịch khi đến hẹn.

Nhân viên chỉ cần lọc ra những khách hàng có lịch hẹn trong ngày để tiến hành gọi điện hoặc nhắn tin SMS nhắc lịch. Qua đó cũng cải thiện chất lượng, dịch vụ chăm sóc khách hàng của Thẩm mỹ viện. Khi nhận được tin nhắn hay được gọi điện khách hàng sẽ nhớ đến lịch hẹn, và sẽ chủ động sắp xếp công việc để tới điều trị. Vì dù ít dù nhiều, đối với phụ nữ hay một bộ phận đàn ông, nhu cầu làm đẹp là cấp thiết và vẫn sẽ là một trong những ưu tiên hàng đầu.

2.3 Sắp xếp và quản lý ngay trên app quản lý lịch hẹn

Mọi thông tin đặt lịch hẹn của khách hàng được đổ về hệ thống, giúp tránh được tình trạng trùng lịch hẹn. Ngoài ra, app quản lý cũng có thể theo dõi tình hình hoạt động của Thẩm mỹ viện ở bất cứ đâu chỉ bằng chiếc Smartphone của mình mà không phải chờ kế toán tổng hợp rồi báo cáo lên nữa. Việc quyết toán chấm công cũng đơn giản, dễ dàng hơn nhiều.