Quản lý khách hàng bằng Excel hay CRM, bạn chọn gì?

Nếu bạn đang quản lý hoặc sở hữu một doanh nghiệp, bạn chắc chắn sẽ gặp câu hỏi: “Có nên sử dụng phần mềm quản lý khách hàng CRM không hay quản lý khách hàng bằng excel là đủ?”

Ở một quy mô nhỏ, excel có thể là công cụ hữu ích để bạn quản lý khách hàng, khách hàng tiềm năng, đối tác. Tuy nhiên, theo thời gian, khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, excel là không đủ. Và khi đó, bạn cần một công cụ chuyên nghiệp hơn: phần mềm quản lý CRM.

Nội dung bài viết[Ẩn]

1. Ưu và nhược điểm của quản lý khách hàng bằng excel

Ưu điểm và nhược điểm của quản lý khách hàng bằng Excel

1.1 Ưu điểm khi quản lý khách hàng bằng Excel

Excel hay Google Sheet là một trong những công cụ được sử dụng nhiều nhất trên thế giới. Bạn là một sinh viên, bạn làm việc trong một đội nhóm nhỏ hay các công ty lớn thì đều biết đến và sử dụng công cụ này. Excel được đánh giá cao khi sở hữu bảng tính cho phép tập trung tất cả dữ liệu cần thiết từ thông tin liên hệ của khách hàng, của đối tác, thông tin bán hàng, giao hàng,...

Trong một khảo sát được nghiên cứu năm 2022, có 24% doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam sử dụng Excel để theo dõi khách hàng, đối tác của mình.

Để Excel trở thành công cụ được sử dụng thường xuyên như vậy, bản thân công cụ này đang sở hữu nhiều lợi ích:

• Tính dễ sử dụng
• Đa số người dùng đều thành thạo những chức năng cơ bản của nó
• Có thể tập hợp thông tin trong một tập tin duy nhất
• Khi quản lý khách hàng bằng Excel thường sẽ không mất thêm các chi phí ngoài khác.

1.2 Nhược điểm khi quản lý khách hàng bằng Excel

Excel là một trong những công cụ được sử dụng nhiều nhất trên thế giới. Tuy nhiên, Excel cũng có những nhược điểm. Và đôi khi Excel cũng được đặt cho biệt danh “Công cụ CRM tệ nhất trên thế giới”. Vì đơn giản, đây không phải là hệ thống được thiết kế để quản trị quan hệ khách hàng.

Dưới đây là một số ví dụ về những bất cập khi doanh nghiệp của bạn sử dụng Excel

• Đồng nghiệp chia sẻ cho bạn một tệp Excel, nhưng chỉ chia sẻ dưới quyền “Chỉ đọc”. Trong khi đó, bạn cần phải quyền “Chỉnh sửa’ để thêm dữ liệu vào cột. Excel không cho phép đồng thời xảy ra việc đồng nghiệp chia sẻ quyền mới và và bạn chỉnh sửa dữ liệu. Lúc này, để chỉnh sửa được, người đồng nghiệp cần chia sẻ quyền mới và sau đó bạn vào lại để tiến hành sửa.

Cũng với trường hợp như trên, khi người đồng nghiệp hoặc nhân viên được chia sẻ file nghỉ việc, họ vẫn có thể truy cập vào và tiến hành chỉnh sửa file. Lúc này vấn đề bảo mật của doanh nghiệp đang rất nghiêm trọng.

• Tình huống 2: Bạn vừa có một cuộc hẹn bên ngoài với khách hàng và bạn muốn ghi chép và theo dõi trao đổi của mình với khách hàng đó và hành trình tư vấn khách hàng đang ở giai đoạn nào. Bạn bắt buộc phải tạo các file khác nhau để theo dõi hành trình khách hàng.

• Tình huống 3: Tệp Excel sau khi chỉnh sửa và xảy ra lỗi. Bạn có thể làm gì để khôi phục lịch sử của tệp tin? Thật khó vì Excel không xử lý theo dõi thay đổi bảng tính một cách chi tiết.

• Tình huống 4: Khi doanh nghiệp của bạn đang phát triển. Số lượng dòng trên trang tính, số lượng file ngày càng nhiều. Bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm lại các thông tin, dữ liệu khi cần.

Do đó, mặc dù Excel có thể là công cụ hữu ích nhưng không thể là công cụ mạnh với doanh nghiệp. Điều bạn cần là nâng cấp sức mạnh quản lý cho doanh nghiệp bằng việc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng CRM.

2. So sánh CRM quản lý khách hàng và Quản lý khách hàng bằng Excel

2.1 Cách nhập dữ liệu

Nếu sử dụng Excel, bạn sẽ phải nhập dữ liệu hoàn toàn thủ công.

Trong khi đó, CRM có thể tự động hóa bằng cách nhập từ danh bạ hay Scan Card thông tin khách hàng.

2.2 Khả năng liên kết, tổng hợp dữ liệu

Các yếu tố của dữ liệu bao gồm thông tin khách hàng, cơ hội của mỗi khách hàng, tổng thu chi của khách hàng, thống kê khách hàng…

Các kết quả phân tích dữ liệu đó sẽ cần sử dụng các công thức của Excel hoặc bảng tổng hợp - do chính bạn tổng hợp. Để tổng hợp, thống kê ra kết quả như mong muốn.

Nhưng đối với CRM, các tổng hợp này minh bạch, rõ ràng hơn chỉ với một vài cái click chuột. Các thông tin tổng hợp còn hạn chế được những sai sót.

Excel sẽ không cho phép bạn đính kèm tệp bên ngoài khác vào trang tính.

Để tạo ra các báo cáo về khách hàng, doanh thu, bạn phải trải qua nhiều bước và tiến hành thủ công nếu quản lý khách hàng bằng excel.

Trong khi đó, CRM sẽ tự động tạo ra các báo cáo. Bạn hoàn toàn có thể trích xuất và theo dõi báo cáo mọi lúc, mọi nơi.

2.5 Khả năng liên lạc, phối hợp nội bộ

Khả năng phối hợp, tương tác khi sử dụng Excel gần như không tồn tại hoặc rất hạn chế.

Các phần mềm CRM hiện nay sử dụng các công nghệ bảo mật hiện đại. Các thông tin này rất khó để bị đánh cắp. Dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp được bảo mật trên đám mây hoặc trên một máy chủ chuyên dụng.

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý CRM

So với quản lý khách hàng bằng Excel, phần mềm quản lý CRM mang lại một số lợi ích ưu việt hơn.

3.1 Tích hợp tin nhắn SMS và trung tâm cuộc gọi Call Center

Phần mềm CRM là sẽ là trung tâm hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, phần mềm CRM cũng phải đủ mở để giúp bạn có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp, hoạt động toàn diện trên CRM.

Reborn CRM là một ứng dụng cho phép kết nối bên thứ ba cung cấp dịch vụ tin nhắn SMS, trung tâm cuộc gọi Call Center. Các bước cài đặt, thêm mới SMS, điện thoại vào hệ thống cũng rất đơn giản, dễ thao tác.

3.2 Quản lý công việc

Các dự án, các công việc gắn liền với nhau và ảnh hướng đến hiệu quả kinh doanh. Phần mềm CRM tự động giúp doanh nghiệp quản lý lịch làm việc, quản lý tiến độ công việc và quản lý nguồn tài nguyên bảo mật trong doanh nghiệp. Qua đó, giúp đội nhóm tăng năng suất làm việc.

Reborn CRM không chỉ sở hữu các tính năng đặc thù cho ngành Spa mà còn hỗ trợ rất tốt quản lý công việc. Reborn CRM chia công việc theo nhóm các dự án, giúp quản lý công việc theo các tiến độ, và cảnh báo khi công việc quá hạn hoàn thành.

3.3 Quản lý tự động hóa

Tự động hóa là ưu điểm vượt trội nhất của phần mềm CRM so với công cụ Excel.

Phần mềm CRM không chỉ dừng lại là tự động tính toán, báo cáo mà còn là tự động hành động khi có yêu cầu. Ví dụ, khiếu nại của khách hàng sẽ được tự động gửi cho bộ phận chăm sóc khách hàng xử lý.

Reborn CRM cũng thực hiện tự động hóa một số quy trình của Spa như tạo báo cáo, thống kê tự động, tự động gửi SMS,...

3.4 Tích hợp Social chăm sóc khách hàng

Các kênh Social được tích hợp vào CRM giúp đơn giản hóa quy trình chăm sóc khách hàng. Đây cũng là cách để các doanh nghiệp quản lý nhân viên, đặc biệt là đội trực page, chăm sóc khách hàng các kênh Social.

Nếu bạn bạn đang sở hữu kênh Social như Fanpage, Zalo OA, bạn có thể tích hợp vào Reborn CRM để theo dõi.

3.5 Tùy biến chức năng theo từng phòng ban

Để bảo mật dữ liệu của khách hàng, doanh nghiệp cần thực hiện phân quyền dữ liệu. Mà đây là chức năng chỉ có thể được sử dụng với CRM mà không thể áp dụng nếu bạn quản lý khách hàng bằng Excel.

Reborn CRM cung cấp giải pháp phân quyền dữ liệu theo phòng ban, theo cấp bậc. Quy định mỗi phòng ban được quyền truy cập vào dữ liệu nào sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào chủ doanh nghiệp.

Kết luận, bạn đừng để sự đơn giản của Excel đánh lừa mình và cản trở trong con đường phát triển doanh nghiệp. Phần mềm CRM sẽ luôn biết cách tùy biến để phù hợp với bạn dù bạn sở hữu doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn. Vậy nên, hãy sử dụng phần mềm CRM! Và Reborn CRM chính là sự lựa chọn hoàn hảo đó.

Reborn CRM - Phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp nhất hiện nay

Số điện thoại: 0973.090.393

Email: contact@reborn.vn

Địa chỉ: Tầng 8 Tòa nhà Sannam - 78 Duy Tân - Cầu Giấy - Hà Nội